Datenschutzerklärung

Stand: [Monat Jahr]

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Thinkpaka UG (haftungsbeschränkt)
Am Eiswurmlager 7
01189 Dresden
Deutschland

E-Mail: post@thinkpaka.de

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen.

3. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Anwendung sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und f DSGVO.

4. Aufruf der Website (Server-Logfiles)

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen an den Server übermittelt und temporär in Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse (gekürzt bzw. nur für die Dauer der Sitzung)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene URL und Referrer
• verwendeter Browser und Betriebssystem
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge

Zweck: Auslieferung der Website, Systemsicherheit, Abwehr von Angriffen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).
Speicherdauer: [7] Tage, sofern keine sicherheitsrelevante Auswertung erforderlich ist.

5. Nutzerkonto und Vertragsabwicklung

Für die Registrierung und Nutzung von Kontengeist verarbeiten wir:

• Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert)
• Unternehmensdaten (Firma, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., Rechtsform)
• ggf. Daten der Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Anmelde- und Aktivitätsprotokolle innerhalb der Anwendung

Zweck: Begründung, Durchführung und Abwicklung des Nutzungsvertrags, Zugangs- und Missbrauchskontrolle.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Protokolle zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Für die Dauer des Vertrags zuzüglich der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB: bis zu 10 Jahre).

6. Verarbeitung von Buchhaltungsdaten (Auftragsverarbeitung)

Kontengeist verarbeitet die vom Kunden eingestellten Belege, Kontoauszüge, Rechnungen, Stammdaten von Geschäftspartnern und ggf. Lohnabrechnungsdaten. Diese Daten können personenbezogene Daten Dritter (z. B. Kunden, Lieferanten, Beschäftigte des Kunden) enthalten.

Insoweit ist der Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher; wir handeln als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Die Daten jedes Mandanten werden in einer eigenen, mandantengetrennten Datenbank gespeichert.

7. Einsatz von KI-Diensten

Zur automatischen Texterkennung (OCR) auf Belegen sowie zur Erstellung von Kontierungsvorschlägen setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein:

Zweck: Automatisierte Auswertung hochgeladener Belege.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 28 DSGVO im Verhältnis zum Kunden.
Drittlandtransfer: Bei Anbietern außerhalb der EU/des EWR erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO nebst ergänzender Schutzmaßnahmen.

Die übermittelten Inhalte werden von den Anbietern vertraglich nicht zum Training von Modellen verwendet.

8. Anbindung externer Konten und Marktplätze

Sofern der Kunde entsprechende Schnittstellen aktiviert, rufen wir Daten aus folgenden Quellen ab:

• Bankkonten via FinTS/HBCI — Umsätze und Salden zur Verbuchung
• PayPal — Transaktionsberichte
• Amazon SP-API — Bestell- und Abrechnungsdaten
• eBay — Bestell- und Gebührendaten

Zweck: Automatisierter Belegabgleich und Verbuchung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Freischaltung erfolgt durch den Kunden. Zugangsdaten und Tokens werden verschlüsselt gespeichert.

9. Weitere Auftragsverarbeiter

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

Hinweis zu Schriftarten: Wir binden Webfonts über Bunny Fonts ein. Der Anbieter verarbeitet dabei die IP-Adresse zur Auslieferung der Schriftdateien, setzt nach eigenen Angaben jedoch keine Cookies und erstellt keine Nutzerprofile.

10. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein:

• Session-Cookie — hält die Anmeldung aufrecht
• CSRF-Token — schützt Formulare vor Cross-Site-Request-Forgery

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die Verarbeitung ist zur Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich. Eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich. Tracking- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein.

11. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular verarbeiten wir die angegebenen Daten zur Bearbeitung der Anfrage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Bis zur abschließenden Bearbeitung, anschließend im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

12. Empfänger und Datenweitergabe

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine Einwilligung vorliegt. Ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten.

14. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist: [Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, Anschrift].

15. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich TLS-verschlüsselt. Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert. Zugriffe innerhalb der Anwendung sind rollenbasiert beschränkt und mandantengetrennt. Wir empfehlen die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Kontierungsvorschläge der KI sind unverbindlich und werden erst nach Freigabe durch den Nutzer wirksam.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Anwendung oder der Rechtslage dies erfordern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.